Wyłączyć SAP i zachować dane
także po upadłości lub zakończeniu działalności. Z AvenDATA likwidacja nie oznacza utraty danych.
Od R/3 przez ECC 6.0 po HANA: archiwizujemy systemy SAP wszystkich generacji i rozwiązania branżowe, od Bank Analyzer po moduł IS-U.
Wyzwanie
Nawet po ogłoszeniu upadłości systemów SAP nie można po prostu wyłączyć i usunąć, ponieważ dane istotne dla działalności podlegają ustawowym okresom przechowywania, zwłaszcza na gruncie prawa podatkowego i handlowego. Dla syndyków i byłych członków zarządu oznacza to, że:
- stare systemy muszą być nadal utrzymywane w gotowości
- infrastruktura techniczna generuje stałe koszty
- zagrożenia bezpieczeństwa rosną z powodu braku konserwacji
- analiza danych i dostęp do nich stają się coraz trudniejsze
- personel zazwyczaj nie jest już dostępny
Rezultat: nawet po rozwiązaniu firmy stare systemy generują stałe koszty, ryzyko prawne i niepotrzebny nakład pracy.
Sprawdzone rozwiązanie archiwizacyjne
oparte na ponad 17 latach doświadczenia projektowego
AvenDATA przez ponad 17 lat stale rozwijała archiwizację starych systemów, sprawdzając ją i doskonaląc w praktyce w ponad tysiącu projektów, także w kontekście upadłości.
Dzięki sprawdzonemu podejściu przez lata rzetelnie i przejrzyście odpowiadaliśmy na zapytania merytoryczne, podatkowe i prawne, np. ze strony urzędów skarbowych, syndyków czy wierzycieli.
Wykorzystywane w tym celu oprogramowanie sprawdziło się jako solidny system wyszukiwania, który nawet bez aktywnego personelu IT zapewnia prosty i zgodny z prawem dostęp do danych, zarówno przy doraźnych kontrolach, jak i w ramach ustawowego obowiązku przechowywania.
Nasze rozwiązanie jest obecnie używane w ponad 50% spółek z indeksu DAX, co jasno potwierdza jego stabilność, elastyczność i przydatność w praktyce.
Od Europy po Azję i Amerykę Północną: nasza technologia archiwizacji sprawdza się na całym świecie i jest gotowa do użycia także w trudnych sytuacjach, takich jak likwidacja firmy po upadłości.
Państwa analizy żyją dalej
w postaci raportów z możliwością filtrowania, także po upadłości lub zakończeniu działalności
Nawet jeśli firma już nie istnieje, dane pozostają dostępne w ViewBox.
Przejmujemy nie tylko wszystkie istotne dane z wyłączonego starego systemu, ale też dbamy o to, aby w naszym oprogramowaniu pozostały trwale zrozumiałe, przejrzyste i możliwe do analizy.
Obejmuje to:
- odtworzenie standardowych raportów istotnych z biznesowego punktu widzenia
- wdrożenie indywidualnych raportów, w tym specyficznych dla firmy raportów specjalnych
- archiwizację wszystkich powiązanych dokumentów, takich jak faktury, zamówienia czy dokumenty księgowe
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu wspólnie ustalamy, które raporty i analizy będą potrzebne w przyszłości, np. na potrzeby zapytań podatkowych, syndyków, sądów lub kontroli podatkowych.
Dzięki doświadczeniu z licznych projektów wyłączania systemów, również w firmach w upadłości, wiemy, na co zwrócić uwagę, gdy nie ma już personelu wewnętrznego.
W ViewBox dane można przeszukiwać, analizować i oceniać także wiele lat po wyłączeniu systemu, bez systemu źródłowego, własnego działu IT i bieżących licencji.
Wymogi prawne, kontrole podatkowe czy zapytania osób trzecich: raporty są zawsze dostępne w uporządkowanej, przejrzystej formie z możliwością filtrowania.
Szybka realizacja projektu i duże korzyści ekonomiczne
także po upadłości
Archiwizacja starego systemu trwa zazwyczaj od 1 do 4 miesięcy, w zależności od zakresu i złożoności danych. Właśnie w przypadku upadłości szybkie i niezawodne wyłączenie systemu ma kluczowe znaczenie, ponieważ koszty infrastruktury są nadal ponoszone, a działalność operacyjna już nie istnieje.
Dzięki jasno określonemu i ustandaryzowanemu podejściu archiwizujemy również bardzo duże systemy w sposób wydajny, zgodny z prawem i przejrzysty. Przenieśliśmy już z powodzeniem do naszego rozwiązania archiwizacyjnego nawet systemy o wolumenie ponad 30 terabajtów, wraz z ważnymi raportami i pełną dokumentacją.
Dzięki sprawdzonej metodyce projektowej bieżące koszty IT szybko i wyraźnie spadają, zwłaszcza koszty licencji na bazy danych i systemy operacyjne, utrzymania, hostingu oraz zasobów IT, których w kontekście upadłości zazwyczaj już nie ma.
W większości przypadków projekt zwraca się już po kilku miesiącach dzięki wyraźnie mierzalnym oszczędnościom na infrastrukturze, licencjach i kosztach administracyjnych.
Analiza systemu
Nawet jeśli działalność została dawno zakończona, rzetelna analiza systemu pozostaje podstawą każdej udanej archiwizacji.
W pierwszym kroku szczegółowo analizujemy pozostały system IT. Analiza ta umożliwia rzetelną ocenę czasu trwania, nakładu pracy i kosztów archiwizacji danych, nawet jeśli nie ma już struktur operacyjnych ani osób kontaktowych.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i biznesowe, m.in.:
- pozostałe możliwości dostępu do systemu
- strukturę, rodzaj i rozmiar bazy danych
- zakres i znaczenie istniejących analiz i raportów
- indywidualne cechy szczególne, takie jak raporty specjalne lub interfejsy
Na podstawie tej analizy otrzymują Państwo wiążącą ofertę ze stałą ceną, która zapewnia pewność planowania i podejmowania decyzji w postępowaniu upadłościowym lub w dalszych działaniach syndyka.
Realizacja archiwizacji
Po zakończeniu analizy rozpoczyna się właściwa archiwizacja, prowadzona profesjonalnie przez nasz doświadczony zespół.
Podczas spotkania inaugurującego (kick-off) ustalamy warunki organizacyjne i techniczne. Nasze podejście sprawdza się szczególnie wtedy, gdy w firmie nie ma już osób kontaktowych.
Od tego momentu przejmujemy wszystkie kluczowe zadania:
- konfigurację techniczną i konfigurację dostępu
- eksport i przejęcie danych istotnych dla archiwizacji
- odtworzenie ważnych analiz i indywidualnych raportów
- pełną dokumentację na potrzeby audytu
Nasi doświadczeni kierownicy projektów dbają o uporządkowany przebieg przy minimalnym zaangażowaniu zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie projektu przeprowadzamy uporządkowaną fazę testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały zarchiwizowane w sposób kompletny, poprawny i przejrzysty, zgodnie z wymogami audytu i z myślą o przyszłych kontrolach.
Wynik
archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne tabele, dokumenty i raporty ze starego systemu są przeniesione do opracowanego przez nas oprogramowania.
Nasze webowe rozwiązanie archiwizacyjne zapewnia upoważnionym podmiotom, takim jak syndycy, urzędy, audytorzy czy sądy, szybki, bezpieczny i przejrzysty dostęp do wszystkich zarchiwizowanych informacji, także wiele lat po rozwiązaniu firmy.
Szczególną wartością dodaną jest to, że odtwarzamy wszystkie istotne raporty standardowe i indywidualne (np. raporty specjalne), dzięki czemu nadal możliwe są analizy podatkowe, biznesowe i prawne, w pełni niezależnie od systemu źródłowego i bez bieżących licencji.
Po pomyślnym wdrożeniu i odbiorze pierwotny system można trwale wyłączyć z eksploatacji, wraz z całą infrastrukturą i licencjami.
Na zakończenie projektu otrzymują Państwo kompleksową dokumentację projektu i procedur, która w przejrzysty sposób przedstawia wszystkie kroki, w szczególności:
- sposób przejęcia danych
- strukturę i organizację zarchiwizowanych treści
- przeprowadzone fazy testów i odbioru
Ponadto wszystkie kroki, od eksportu danych po ostateczne przekazanie lub późniejsze usunięcie systemu źródłowego, rejestrujemy w naszym systemie zgłoszeń Jira w sposób zgodny z wymogami audytu. Dzięki temu także osoby trzecie mogą w każdej chwili sprawdzić, jak i z jaką starannością przeprowadzono archiwizację, niezależnie od tego, czy personel wewnętrzny jest jeszcze dostępny.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
W ViewBox Enterprise AvenDATA oferuje wydajną platformę zapewniającą bezpieczny dostęp do danych z wyłączonych systemów ERP i systemów legacy. Rozwiązanie łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, rozbudowanymi mechanizmami bezpieczeństwa oraz inteligentnymi funkcjami opartymi na sztucznej inteligencji.
ViewBox Enterprise sprawia, że Państwa zarchiwizowane dane:
- pozostają zrozumiałe i użyteczne także wiele lat po wyłączeniu systemu
- można szybko i precyzyjnie przeszukiwać, filtrować i analizować
- są dostępne zgodnie z wymogami audytu i w przejrzysty sposób na potrzeby kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
- są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- można wydajniej analizować dzięki inteligentnym funkcjom
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Szczególną cechą jest na przykład automatyczne usuwanie danych w oparciu o reguły. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane mogą zostać usunięte po upływie danego okresu w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. Dzięki temu ViewBox Enterprise wspiera firmy we wdrażaniu wymogów dotyczących ochrony danych i zgodności z przepisami (compliance).
W ten sposób historyczne dane firmy pozostają dostępne przez długi czas!
Gotowi na
kolejny krok?
Podczas godzinnej rozmowy z ekspertem wspólnie omówimy Państwa stary system, niezależnie od tego, czy jest jeszcze eksploatowany, czy firma została już zlikwidowana. Pokażemy na żywo, jak sprawnie wyłączyć system i zarchiwizować dane zgodnie z prawem, tak aby można je było analizować przez długi czas.
Podczas tej rozmowy otrzymają Państwo:
- uzgodnienie istniejącej struktury danych i sposobu ich przejęcia
- prezentację na żywo naszego rozwiązania archiwizacyjnego
- pokaz, jak odtwarzamy istniejące analizy i raporty
- rzetelną ocenę nakładu pracy, czasu trwania i kosztów
Przejrzystość od samego początku:
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach, bez późniejszych renegocjacji. Do tego jakość, niezawodność i uczciwe ceny są dla nas najważniejsze.
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach, bez późniejszych renegocjacji. Nawet jeśli nie ma już personelu wewnętrznego, zapewniamy sprawny przebieg projektu. Jakość, niezawodność i uczciwe ceny są dla nas najważniejsze.
Zapraszamy do umówienia bezpłatnej rozmowy z ekspertem.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i bez zobowiązań, w sprawie archiwizacji w przypadku upadłości
osobiście i bez zobowiązań, w sprawie archiwizacji w przypadku upadłości
Dziękujemy
Dziękujemy za zapytanie. Wkrótce się z Państwem skontaktujemy.