Archiwizacja systemów płacowych i kadrowych (HR)
Zabezpiecz dane kadrowe, zachowaj listy płac i zapewnij zgodność z przepisami dzięki AvenDATA.
Od SAP HCM, SAP PY, PAISY, LOGA, Workday i rozwiązań ADP po Oracle HCM i systemy tworzone na zamówienie: archiwizujemy dane kadrowe i systemy płacowe każdego rodzaju, każdej generacji i architektury.
Nasze rozwiązanie pozwala niezawodnie wygaszać nawet złożone środowiska HR dużych przedsiębiorstw i grup kapitałowych, a dane przechowywać przez wiele lat zgodnie z wymogami audytu.
Wyzwanie
Dane historyczne w systemach kadrowych i płacowych są ważne, ale dostęp do nich staje się coraz trudniejszy, a z czasem wręcz niemożliwy.
Przy migracjach IT, zmianie systemów, outsourcingu HR czy wycofywaniu przestarzałego oprogramowania firmy regularnie stają przed krytycznym zadaniem: jak zachować dostęp do danych z systemu, który ma zostać wyłączony.
Systemy płacowe i kadrowe to często aplikacje rozwijane przez dziesięciolecia, z głęboko zintegrowanymi i indywidualnie dostosowanymi strukturami danych. Nadal zawierają informacje potrzebne do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i biznesowych.
Do tego dochodzi rosnąca presja ze strony instytucji ubezpieczeń społecznych, takich jak ZUS: podczas kontroli często trzeba nawet po kilkudziesięciu latach przedstawić szczegółową dokumentację wynagrodzeń i przebiegu ubezpieczenia. Bez dedykowanego rozwiązania archiwizacyjnego spełnienie tego wymogu jest praktycznie niemożliwe.
Jednocześnie dalsze utrzymywanie tych systemów jest kosztowne: oprogramowanie nie jest już rozwijane, licencje wygasają, a wiedza o systemie stopniowo znika z firmy.
Dostęp do danych kadrowo-płacowych, list płac, akt osobowych, informacji emerytalnych czy historycznych raportów staje się utrudniony lub niemożliwy, choć dane te nadal muszą być dostępne, możliwe do analizy i przechowywane zgodnie z wymogami audytu.
Właśnie tu z pomocą przychodzi AvenDATA i jej wyspecjalizowane rozwiązanie archiwizacyjne.
Sprawdzone rozwiązanie archiwizacyjne
oparte na ponad 17 latach doświadczenia
AvenDATA przez wiele lat rozwijała i testowała archiwizację systemów kadrowych i płacowych, z powodzeniem realizując ją w licznych projektach wygaszania systemów w dużych koncernach.
Nasza wiedza opiera się na ponad 17 latach doświadczenia i setkach zarchiwizowanych systemów, w tym wielu rozwiązaniach płacowych i HCM.
Przez te lata odpowiadaliśmy na wszystkie wymagania wynikające z kontroli podatkowych, kontroli ZUS, zapytań emerytalnych i postępowań sądowych – przejrzyście, zgodnie z wymogami audytu i niezawodnie.
Dane HR pozostają dostępne jako raporty
w ViewBox
Przejmujemy wszystkie dane z Państwa systemów kadrowych i płacowych, a do tego dbamy o to, aby mogli Państwo trwale z nich korzystać i je weryfikować w naszym oprogramowaniu ViewBox.
Obejmuje to:
- Odtworzenie kluczowych raportów i analiz kadrowo-płacowych
- Wdrożenie indywidualnych raportów klienta (w tym własnych zapytań, statystyk i list)
- Archiwizację wszystkich dokumentów potrzebnych do weryfikacji raportów (np. pasków płacowych, umów o pracę czy ewidencji czasu pracy)
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu wspólnie ustalamy, jakie analizy i jaki dostęp do danych będą potrzebne w przyszłości: na potrzeby kontroli podatkowych, zapytań emerytalnych i ZUS, analiz wewnętrznych czy ustawowych obowiązków przechowywania. Korzystają Państwo przy tym z naszego wieloletniego doświadczenia w wygaszaniu systemów HR, takich jak SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP czy Oracle HCM.
W ViewBox mogą Państwo przeszukiwać i analizować te dane nawet wiele lat po wygaszeniu systemu, całkowicie niezależnie od systemu źródłowego.
Kontrola podatkowa, zapytanie emerytalne, pytanie działu HR czy sprawa prawna: w każdej chwili mają Państwo dostęp do czytelnych raportów z filtrami bez licencji pierwotnego systemu HR i bez utrzymywania starego systemu.
Szybka realizacja i wymierne korzyści – także przy złożonych
systemach HR i płacowych
Wygaszanie systemów HR prowadzimy w sposób uporządkowany, efektywny i opłacalny. W zależności od złożoności i wolumenu danych systemu źródłowego projekt trwa zwykle od 1 do 6 miesięcy.
SAP HCM z głęboko zintegrowanymi modułami, rozbudowane struktury Workday czy złożone rozwiązania, takie jak PAISY, LOGA lub Oracle HCM: dzięki standaryzowanej metodyce bezpiecznie i przejrzyście archiwizujemy nawet silnie powiązane systemy z wieloma terabajtami danych kadrowych i płacowych.
Analiza systemów
kadrowych i płacowych
Pierwszym krokiem każdej archiwizacji w obszarze HR jest szczegółowa analiza istniejącego systemu kadrowego lub płacowego. To podstawa wiarygodnej oceny czasu trwania projektu, nakładu pracy i kosztów.
Zwłaszcza w dużych firmach ze środowiskami rozwijanymi przez lata, takimi jak SAP HCM, LOGA czy PAISY, ten etap decyduje o wygaszeniu zgodnym z wymogami audytu i opłacalnym.
W ramach analizy uwzględniamy aspekty techniczne i procesowe, m.in.:
- Możliwości dostępu do istniejącego systemu (np. GUI, dostęp zdalny, zrzut bazy danych)
- Rodzaj, strukturę i wielkość bazy danych (np. Oracle, MS SQL, DB2 lub rozwiązania własnościowe)
- Dostępne raporty, dzienniki płacowe i dokumenty istotne dla archiwizacji
- Indywidualne elementy, takie jak własne programy, customizing, interfejsy lub moduły dodatkowe (np. pracownicze programy emerytalne PPE/PPK, ewidencja czasu pracy, ESS/MSS)
Wyniki analizy przedstawiamy w przejrzystej ofercie z ceną stałą, z jasno określonym zakresem, harmonogramem i etapami realizacji. Dzięki temu mają Państwo pełną pewność przy planowaniu i podejmowaniu decyzji.
Realizacja projektu
archiwizacji systemu HR
Po analizie wspólnie rozpoczynamy projekt archiwizacji – w sposób uporządkowany, efektywny i według sprawdzonego procesu dopasowanego do systemów HR.
Na spotkaniu otwierającym (kick-off) uzgadniamy wszystkie warunki organizacyjne i techniczne. Następnie przejmujemy większość zadań, aby zminimalizować nakład pracy po Państwa stronie.
- Konfiguracja bezpiecznego dostępu do systemów
- Eksport i przejęcie istotnych danych kadrowych i płacowych
- Odtworzenie kluczowych raportów, takich jak listy płac, deklaracje ZUS czy rozliczenia wynagrodzeń
- Archiwizacja i dokumentacja indywidualnych analiz i rozwiązań własnych
- Kompletna dokumentacja dla audytorów wewnętrznych i zewnętrznych
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu w całym procesie – od analizy wstępnej aż po odbiór końcowy.
Na koniec wspólnie przeprowadzamy ustrukturyzowane testy, w których sprawdzają Państwo zarchiwizowane dane pod kątem kompletności, przejrzystości i zgodności z wymogami audytu. Dopiero potem następuje ostateczne wygaszenie starego systemu.
Efekt archiwizacji systemów
kadrowych i płacowych
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne dane kadrowe, listy płac, dokumenty i raporty z Państwa starego systemu HR lub płacowego znajdują się w ViewBox opracowanym przez nas oprogramowaniu archiwizacyjnym.
ViewBox to webowy system wyszukiwania stworzony z myślą o bezpiecznym dostępie do danych z wygaszonych systemów. Umożliwia uprawnionym użytkownikom, np. działowi HR, audytorom wewnętrznym czy biegłym rewidentom, szybki, zgodny z prawem i przejrzysty dostęp do wszystkich danych nawet wiele lat po wyłączeniu systemu. Dostęp chronią szyfrowanie i uprawnienia oparte na rolach, a ViewBox działa w chmurze lub on-premises.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy wszystkie ważne raporty standardowe i indywidualne – od rozliczeń wynagrodzeń i list płac po deklaracje ZUS i wewnętrzne analizy HR. Dzięki temu analizy merytoryczne, podatkowe, emerytalne i prawne pozostają możliwe bez dostępu do pierwotnego systemu.
Po przejęciu danych, weryfikacji i odbiorze końcowym pierwotny system HR można całkowicie i bezpiecznie wyłączyć.
Na koniec otrzymują Państwo kompletną dokumentację projektu, która przejrzyście i zgodnie z wymogami audytu opisuje wszystkie istotne kroki, w szczególności:
- Sposób przejęcia danych
- Strukturę i przygotowanie zarchiwizowanych treści
- Przebieg i wyniki testów oraz odbioru
- W razie potrzeby interfejsy i odtworzone raporty
Każdy etap archiwizacji od pierwszego eksportu, przez odbiór końcowy, aż po ewentualne późniejsze usunięcie systemu źródłowego dokumentujemy bez luk w systemie zgłoszeń Jira. Dzięki temu również osoby trzecie i zewnętrzni audytorzy mogą w każdej chwili sprawdzić, jak przeprowadzono archiwizację.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
ViewBox Enterprise to wydajna platforma AvenDATA zapewniająca bezpieczny dostęp do danych z wygaszonych systemów ERP i innych starszych systemów. Łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, rozbudowanymi mechanizmami bezpieczeństwa i inteligentnymi funkcjami wykorzystującymi sztuczną inteligencję.
Dzięki ViewBox Enterprise zarchiwizowane dane:
- Pozostają zrozumiałe i użyteczne nawet wiele lat po wygaszeniu systemu
- można szybko i precyzyjnie przeszukiwać, filtrować i analizować
- Są dostępne na potrzeby audytów wewnętrznych i zewnętrznych, przejrzyście i zgodnie z wymogami audytu
- Są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- Można efektywniej analizować dzięki inteligentnym funkcjom
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Wyróżnikiem rozwiązania jest m.in. automatyczne usuwanie danych według zdefiniowanych reguł. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane można po ich upływie usunąć w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. W ten sposób ViewBox Enterprise wspiera firmy w spełnianiu wymogów RODO i compliance, a w razie sporu dane można zablokować przed usunięciem dzięki funkcji Legal Hold.
Dzięki temu historyczne dane firmy pozostają dostępne przez długie lata.
W centrum: nasze
oprogramowanie archiwizacyjne ViewBox
ViewBox sprawdził się jako niezawodna platforma wyszukiwania zarchiwizowanych danych kadrowych w działach HR, w audycie wewnętrznym i u audytorów zewnętrznych.
Korzysta z niego ponad 50% spółek z niemieckiego indeksu DAX oraz koncerny w Europie, Ameryce Północnej i Azji. Zobacz naszych klientów.
Gotowi na
kolejny krok?
Podczas godzinnej rozmowy z ekspertem omówimy Państwa stary system niezależnie od tego, czy to rozwiązanie standardowe, indywidualnie rozbudowana aplikacja, czy całkowicie autorski system HR.
Pokażemy na żywo, jak efektywnie wygasić system płacowy lub HR i zachować dane w użytecznej formie, zgodnej z wymogami audytu, na wiele lat. Rozmowa obejmuje:
- Uzgodnienie struktury danych, formatów przejęcia i przygotowania raportów
- Prezentację na żywo naszego rozwiązania archiwizacyjnego ViewBox
- Omówienie naszej metody odtwarzania list płac, raportów płacowych i analiz indywidualnych
- Rzetelną ocenę nakładu pracy, czasu trwania i ceny stałej
Przejrzystość od początku:
Nasze oferty opierają się na jasno określonych cenach stałych i gwarantujemy brak renegocjacji. Jakość, niezawodność i uczciwy stosunek ceny do jakości są dla nas najważniejsze.
Umów osobistą rozmowę z ekspertem już teraz.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i niezobowiązująco o systemów płacowych i kadrowych
osobiście i niezobowiązująco o systemów płacowych i kadrowych
Dziękujemy
Dziękujemy za zapytanie.
Wkrótce się z Państwem skontaktujemy.