Archiwizacja systemów ERP: zabezpieczone dane,
zachowane raporty i zgodność z przepisami dzięki AvenDATA
Od SAP, Oracle, Microsoft Dynamics i Infor po indywidualnie opracowane rozwiązania własne: dzięki naszej archiwizacji systemów ERP zabezpieczamy dane z systemów ERP wszystkich rodzajów, generacji i rozwiązań branżowych, od księgowości przez dział kadr po sterowanie produkcją.
Wyzwanie
Dane historyczne w systemach ERP typu legacy są ważne, lecz dostęp do nich staje się coraz częściej niemożliwy
W związku z migracjami IT, wymianą systemów (np. przejściem na SAP S/4HANA) lub likwidacją przestarzałych środowisk ERP przedsiębiorstwa regularnie stają przed krytycznym zadaniem:
Systemy ERP typu legacy, często aplikacje rozwijane przez wiele lat, o złożonych, indywidualnie dostosowanych strukturach danych, nadal zawierają informacje istotne dla celów podatkowych, prawnych lub ekonomicznych.
Jednak eksploatacja tych systemów jest kosztowna, oprogramowanie nie jest już utrzymywane, licencje wygasają, a wiedza ekspercka w firmie zanika.
Dostęp do ważnych danych zostaje utrudniony lub staje się niemożliwy, mimo że nadal muszą być one dostępne, możliwe do analizy i przechowywane w sposób zgodny z wymogami audytu.
Właśnie tutaj wkracza AvenDATA ze swoim rozwiązaniem do archiwizacji systemów ERP.
Archiwizacja systemów ERP: sprawdzone rozwiązanie
oparte na ponad 17 latach doświadczenia projektowego
Archiwizacja systemów ERP była przez ponad 17 lat nieprzerwanie badana i rozwijana przez AvenDATA oraz dopracowywana w praktyce podczas tysięcy likwidacji systemów.
Dzięki sprawdzonemu podejściu mogliśmy na przestrzeni lat rzetelnie i w sposób przejrzysty odpowiedzieć na wszelkie pytania merytoryczne, zapytania kontroli podatkowych i pytania prawne.
Stosowane w tym celu oprogramowanie ViewBox sprawdziło się jako niezawodny system wyszukiwawczy, który działa sprawnie zarówno w codziennej praktyce audytowej, jak i w dostępie w skali całej firmy.
Wykorzystanie ViewBox w już ponad 50% spółek z indeksu DAX jest wyraźnym dowodem jego stabilności, elastyczności i przydatności w praktyce na najwyższym poziomie.
Od Europy przez Azję po Amerykę Północną i z powrotem: ViewBox jest już od dawna wykorzystywany na całym świecie.
Państwa zestawienia żyją dalej jako raporty do analizy
w ViewBox
Przejmujemy nie tylko wszystkie dane z Państwa systemu ERP, lecz także zapewniamy, że będą Państwo mogli trwale weryfikować i wykorzystywać te dane w naszym oprogramowaniu ViewBox.
Należą do nich:
- Odtworzenie istotnych raportów i zestawień ekonomicznych
- Realizacja indywidualnych raportów dostosowanych do klienta (w tym programów i list opracowanych we własnym zakresie)
- Archiwizacja wszystkich istotnych dokumentów niezbędnych do prześledzenia raportów (np. faktur, zamówień lub dowodów księgowych)
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu uzgadniamy wspólnie z Państwem, które raporty i zestawienia będą w przyszłości potrzebne do celów podatkowych, analiz ekonomicznych lub spełnienia wymogów prawnych. Korzystają Państwo przy tym z naszego wieloletniego doświadczenia z licznych projektów archiwizacji najróżniejszych systemów ERP, branż i działów.
W ViewBox mogą Państwo przeszukiwać, analizować i oceniać te zestawienia również wiele lat po likwidacji systemu, w pełni niezależnie od pierwotnego systemu ERP.
Niezależnie od tego, czy chodzi o kontrole podatkowe, wewnętrzne zapytania czy wyjaśnienia prawne: mają Państwo w każdej chwili dostęp do czytelnie zbudowanych i filtrowalnych raportów, bez opłat licencyjnych oraz bez konieczności korzystania z oryginalnego systemu.
Szybki przebieg projektu i duże korzyści ekonomiczne (mierzalny ROI)
nawet w przypadku złożonych systemów ERP
Likwidacja systemu ERP trwa, w zależności od złożoności systemu i wolumenu danych, zazwyczaj od 1 do 6 miesięcy. Dzięki naszemu jasno ustrukturyzowanemu i ustandaryzowanemu sposobowi działania możemy efektywnie i bezpiecznie archiwizować nawet rozległe systemy.
Przenieśliśmy już z powodzeniem do naszego rozwiązania archiwizacyjnego aplikacje ERP o wolumenie danych wynoszącym kilka terabajtów, łącznie z raportami, programami indywidualnymi i pełną dokumentacją.
Dzięki naszej sprawdzonej metodyce projektowej klienci już po krótkim czasie czerpią korzyści z wyraźnych oszczędności, zwłaszcza na kosztach licencji na oprogramowanie typu legacy, bazy danych i systemy operacyjne, ale także na utrzymaniu, infrastrukturze i nakładzie pracy wewnętrznej.
W zdecydowanej większości naszych projektów zwrot z inwestycji (ROI) wynosi poniżej roku dzięki mierzalnym oszczędnościom na licencjach, infrastrukturze i zasobach wewnętrznych.
Analiza
systemu ERP
Pierwszym krokiem każdej likwidacji systemu ERP jest szczegółowa analiza Państwa istniejącego systemu. Analiza ta stanowi podstawę do dokładnej oceny czasu trwania i kosztów projektu w ramach archiwizacji systemów ERP.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i ekonomiczne, m.in.:
- Możliwości dostępu do istniejącego systemu ERP
- Rodzaj, struktura i wielkość bazy danych (np. Oracle, MS SQL, DB2, SAP HANA, własnościowa)
- Zakres i znaczenie istniejących raportów i aplikacji
- Indywidualne cechy szczególne, takie jak samodzielnie opracowane programy, interfejsy lub moduły dodatkowe
Wyniki podsumowujemy dla Państwa w wiążącej ofercie w cenie stałej, która zapewnia maksymalną pewność planowania i podejmowania decyzji.
Projekt archiwizacji
systemów ERP
Po zakończeniu analizy systemu rozpoczyna się właściwy projekt, w sposób uporządkowany, efektywny i z jasno określonymi kamieniami milowymi.
Podczas wspólnego spotkania kick-off wyjaśniamy z Państwa zespołem wszystkie uwarunkowania organizacyjne i techniczne. Od tego momentu przejmujemy większość zadań za Państwa:
- Konfiguracja dostępu do systemu
- Eksport i przejęcie istotnych danych
- Odtworzenie ważnych raportów i indywidualnych zestawień
- Dokumentacja wszystkich kroków w celu zapewnienia zgodności z wymogami audytu
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu przez cały proces i dbają o bezproblemowy przebieg przy minimalnym zaangażowaniu zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie projektu przeprowadzamy wspólnie uporządkowane fazy testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały zarchiwizowane w sposób kompletny, poprawny i możliwy do prześledzenia.
Wynik
archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne tabele, dokumenty i raporty z Państwa systemu ERP zostają przeniesione do opracowanego przez nas rozwiązania programowego ViewBox.
ViewBox to internetowy system wyszukiwawczy, który umożliwia Państwu oraz uprawnionym podmiotom szybki, bezpieczny i przejrzysty dostęp do zarchiwizowanych informacji także wiele lat po likwidacji systemu.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy wszystkie ważne raporty standardowe i indywidualne, dzięki czemu analizy merytoryczne, podatkowe lub prawne są nadal bez problemu możliwe, w ogóle bez dostępu do pierwotnego systemu ERP.
Po pomyślnym wdrożeniu i odbiorze ViewBox pierwotny system ERP można całkowicie wyłączyć z eksploatacji.
Na zakończenie projektu otrzymują Państwo kompleksową dokumentację projektu lub procedury, która w przejrzysty sposób przedstawia wszystkie kroki, w szczególności pod kątem następujących punktów:
- sposób przejęcia danych
- struktura zarchiwizowanych treści
- przeprowadzone fazy testów i odbioru
Ponadto dokumentujemy wszystkie pojedyncze kroki archiwizacji, od eksportu danych aż po końcowy odbiór i ewentualne późniejsze usunięcie systemu źródłowego, w sposób zgodny z wymogami audytu w naszym systemie zgłoszeniowym Jira. Dzięki temu również dla osób trzecich lub audytorów jest w każdej chwili jasne, jak przebiegała archiwizacja.
ViewBox Enterprise:
Bezpieczne i szybkie korzystanie z zarchiwizowanych danych z systemów legacy!
Dzięki ViewBox Enterprise AvenDATA oferuje wydajną platformę zapewniającą bezpieczny dostęp do danych ze zlikwidowanych systemów ERP i systemów legacy. Rozwiązanie łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, kompleksowymi mechanizmami bezpieczeństwa oraz inteligentnymi funkcjami, które zostały w pełni opracowane z pomocą sztucznej inteligencji.
ViewBox Enterprise sprawia, że Państwa zarchiwizowane dane:
- pozostają zrozumiałe i użyteczne nawet wiele lat po likwidacji systemu
- mogą być szybko i precyzyjnie przeszukiwane, filtrowane i analizowane
- są dostępne w sposób zgodny z wymogami audytu i przejrzysty dla audytów wewnętrznych i zewnętrznych
- są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- mogą być efektywniej oceniane za pomocą inteligentnych funkcji
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Szczególną cechą jest na przykład zautomatyzowane usuwanie danych oparte na regułach. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane mogą być po upływie danego terminu usuwane w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. Dzięki temu ViewBox Enterprise wspiera przedsiębiorstwa we wdrażaniu wymogów w zakresie ochrony danych i zgodności z przepisami.
W ten sposób historyczne dane przedsiębiorstwa pozostają dostępne długoterminowo!
Gotowi na
kolejny krok?
Podczas godzinnej rozmowy z ekspertem omawiamy wspólnie Państwa system ERP (niezależnie od tego, czy jest to rozwiązanie standardowe, indywidualnie rozbudowana aplikacja czy system w całości opracowany we własnym zakresie).
Pokazujemy Państwu na żywo, jak efektywnie zlikwidować system i zachować dane w formie nadającej się do długoterminowej analizy, w tym:
- uzgodnienie struktury danych, przejęcia danych i stanu raportów
- demonstracja na żywo rozwiązania ViewBox
- wyjaśnienie, w jaki sposób tworzymy replikację raportów i indywidualnych zestawień
- wiarygodna ocena nakładu pracy, czasu trwania i ceny
Przejrzystość od samego początku:
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych cenach stałych, gwarantowanych bez renegocjacji. Co więcej: jakość, rzetelność i uczciwy stosunek ceny do jakości są dla nas najważniejsze.
Prosimy zarezerwować termin bezpłatnej, osobistej rozmowy z ekspertem.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i bez zobowiązań w sprawie
archiwizacji systemów ERP
osobiście i bez zobowiązań w sprawie
archiwizacji systemów ERP
Dziękujemy
Dziękujemy za Państwa zapytanie.
Skontaktujemy się z Państwem wkrótce.
Skontaktujemy się z Państwem wkrótce.