Zmiana technologii wymusza archiwizację. Przejmujemy Państwa stary system zgłoszeń.
Z AvenDATA: procesy serwisowe zabezpieczone i nadal przejrzyste.
Wyzwania
związane z historycznymi systemami zgłoszeń
Wiele firm staje przed koniecznością wyłączenia przestarzałych lub zastąpionych systemów zgłoszeń, takich jak Jira, SAP Solution Manager, OTRS czy ServiceNow, w ramach migracji do chmury, konsolidacji oprogramowania lub reorganizacji ITSM. Zwykłe wyłączenie nie jest jednak możliwe: zgłoszenia serwisowe, wnioski o zmianę, rejestry incydentów czy historie zatwierdzeń podlegają obowiązkowi dowodowemu, zarówno wewnętrznie, jak i wobec podmiotów trzecich.
Typowe wyzwania związane ze starymi systemami zgłoszeń:
- Wysokie koszty eksploatacji: utrzymanie, infrastruktura i opłaty licencyjne stale obciążają budżet.
- Obciążenia techniczne: przestarzałe systemy niosą ze sobą zagrożenia bezpieczeństwa i utrudniają aktualizacje.
- Angażowanie zasobów: działy IT i wsparcia muszą nadal zapewniać utrzymanie systemu i dostęp do niego.
- Obowiązki kontrolne: zgłoszenia mogą zawierać informacje istotne dla kontroli podatkowych lub audytów.
- Ochrona danych: przechowywanie i usuwanie danych zgodnie z RODO często nie jest już technicznie możliwe.
AvenDATA oferuje rozwiązanie: za pomocą naszego webowego rozwiązania archiwizacyjnego ViewBox przenosimy dane zgłoszeń z systemów takich jak Jira, SAP Solution Manager, OTRS, Remedy czy Freshservice do bezpiecznego archiwum. Państwa dane historyczne pozostają w pełni dostępne i przechowywane zgodnie z wymogami audytu, całkowicie niezależnie od pierwotnego systemu zgłoszeń.
Sprawdzone rozwiązanie archiwizacyjne
oparte na ponad 17 latach doświadczenia z systemami zgłoszeń i platformami ITSM
AvenDATA przez wiele lat konsekwentnie rozwijała archiwizację historycznych systemów zgłoszeń, sprawdzając ją w praktyce w licznych projektach dla klientów na całym świecie. Nasze uporządkowane podejście sprawdziło się przy bardzo różnych wymaganiach: od przygotowania do audytów IT po rzetelną pod względem prawnym dokumentację dawnych procesów serwisowych.
Centralnym elementem jest nasze oprogramowanie ViewBox, wydajny system wyszukiwania zarchiwizowanych danych z wyłączonych systemów, takich jak Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow czy BMC Remedy.
ViewBox zapewnia szybki dostęp zgodny z wymogami audytu zarówno działom wewnętrznym (np. IT, compliance, dział prawny), jak i audytorom zewnętrznym.
Z naszego rozwiązania korzysta wiele firm działających międzynarodowo, w tym 50% spółek z indeksu DAX. ViewBox jest stabilny, bezpieczny i elastycznie dopasowuje się do firm każdej wielkości, a produkcyjnie działa w Europie, Ameryce Północnej i Azji.
Państwa zarchiwizowane zgłoszenia bezpieczne i przejrzyście dostępne
w ViewBox
Także po wyłączeniu systemu zgłoszeń (np. Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow lub BMC Remedy) dane zgłoszeń zostają w pełni zachowane. Przejmujemy wszystkie istotne wpisy z procesów obsługi incydentów, problemów, zmian i zgłoszeń serwisowych, archiwizujemy je zgodnie z wymogami audytu i na życzenie opatrujemy podpisem cyfrowym na potrzeby dowodowe.
Nasze usługi w skrócie:
- Archiwizacja wszystkich istotnych danych zgłoszeń wraz z historią statusów, znacznikami czasu i załącznikami
- Przechowywanie zgodne z wymogami audytu, opcjonalnie z podpisem cyfrowym
- Opcjonalnie: tworzenie raportów i analiz na podstawie zarchiwizowanych zgłoszeń
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu uzgadniamy z Państwem, które obszary danych mają zostać przejęte (np. typy zgłoszeń, historie statusów, historie przepływów pracy lub powiązane pliki) i czy potrzebne są określone raporty, np. na potrzeby audytów, analiz wewnętrznych lub celów prawnych.
W ViewBox zgłoszenia te są dostępne także po latach: przeszukiwalne, przejrzyste i udokumentowane.
W razie potrzeby można na ich podstawie w każdej chwili generować indywidualne raporty, np. na potrzeby wniosków dotyczących ochrony danych, dowodów zgodności lub dokumentacji umów.
Kontrole, zapytania wewnętrzne czy wymogi prawne: z ViewBox Państwa historyczne zgłoszenia pozostają uporządkowane, bezpieczne i dostępne niezależnie od systemu źródłowego.
Szybka realizacja projektu i korzyści ekonomiczne (mierzalny ROI)
nawet przy złożonych systemach zgłoszeń
Wyłączenie historycznych systemów zgłoszeń, takich jak Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow czy BMC Remedy, trwa zazwyczaj tylko od 3 do 6 miesięcy, w zależności od struktury danych, interfejsów i wolumenu danych. Dzięki ustandaryzowanemu podejściu archiwizujemy również obszerne dane zgłoszeń w sposób wydajny, przejrzysty i zgodny z prawem.
Zrealizowaliśmy już z powodzeniem projekty obejmujące kilka milionów zgłoszeń, wraz z uporządkowanym przejęciem danych, pełną historią statusów, załącznikami i opcjonalnym generowaniem raportów.
Szybkie oszczędności: nasi klienci już wkrótce po zakończeniu projektu odczuwają wyraźne oszczędności, zwłaszcza na licencjach, eksploatacji systemu, utrzymaniu i zasobach IT.
Dzięki pełnemu wyłączeniu starego systemu i trwałemu odciążeniu Państwa środowiska IT zwrot z inwestycji (ROI) w większości przypadków następuje w czasie krótszym niż rok.
System zgłoszeń:
analiza systemu
Pierwszym krokiem każdej archiwizacji systemu zgłoszeń jest uporządkowana analiza istniejącej platformy. Stanowi ona podstawę rzetelnej oceny czasu trwania projektu, zakresu danych i nakładu pracy związanego z archiwizacją, niezależnie od tego, czy chodzi o Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow czy inny system ITSM.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i merytoryczne, m.in.:
- możliwości dostępu do systemu lub bazy danych
- strukturę, zakres i wolumen zgłoszeń (incydenty, zmiany, wnioski itp.)
- znaczenie zawartych informacji i potrzebę ich przechowywania
- historie, przepływy pracy, załączniki i zależności od interfejsów
Wyniki analizy przedstawiamy w wiążącej ofercie ze stałą ceną, obejmującej jasno określony zakres usług i realistycznie oszacowany czas trwania projektu. Dzięki temu jeszcze przed startem projektu zyskują Państwo pewność planowania i podejmowania decyzji.
System zgłoszeń:
realizacja archiwizacji
Po analizie systemu rozpoczyna się właściwy projekt archiwizacji: profesjonalnie prowadzony, przejrzyście dokumentowany i nastawiony na odciążenie Państwa działu IT.
Podczas wspólnego spotkania inaugurującego (kick-off) ustalamy wszystkie warunki organizacyjne i techniczne. Od tego momentu przejmujemy większość zadań operacyjnych:
- konfigurację dostępu do danych lub dostępu przez API
- eksport i przejęcie odpowiednich danych zgłoszeń wraz z historią, komentarzami i załącznikami
- opcjonalnie: tworzenie indywidualnych raportów lub analiz na podstawie zarchiwizowanych zgłoszeń
- pełną dokumentację wszystkich etapów procesu zgodną z wymogami audytu
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu przez cały projekt, zapewniając jasne kanały komunikacji, określony podział odpowiedzialności i minimalne zaangażowanie zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie przeprowadzamy uporządkowaną fazę testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie zgłoszenia zostały zarchiwizowane w sposób kompletny, poprawny, przejrzysty, dostępny i zgodny z wymogami audytu.
System zgłoszeń:
wynik archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne dane zgłoszeń z wyłączonego systemu (np. Jira, OTRS, SAP Solution Manager lub ServiceNow) są w pełni i w uporządkowany sposób przeniesione do naszego rozwiązania archiwizacyjnego ViewBox.
ViewBox to webowy system wyszukiwania, który upoważnionym podmiotom zapewnia szybki, bezpieczny i zgodny z wymogami audytu dostęp do zarchiwizowanych zgłoszeń serwisowych, historii statusów, korespondencji i załączników, także wiele lat po wyłączeniu systemu i niezależnie od pierwotnego systemu zgłoszeń.
Na życzenie można tworzyć indywidualne raporty na podstawie zarchiwizowanych zgłoszeń, bez aktywnego dostępu do pierwotnego systemu (np. na potrzeby analiz wewnętrznych, dowodów prawnych lub wniosków dotyczących ochrony danych).
Po pomyślnym odbiorze stary system można całkowicie wyłączyć. Na zakończenie projektu otrzymują Państwo kompleksową dokumentację projektu i procedur, która w przejrzysty sposób przedstawia wszystkie kroki, w szczególności:
- sposób i strukturę przejęcia danych
- wolumen i pochodzenie zarchiwizowanych treści
- przeprowadzone testy i odbiory
Dodatkowo wszystkie etapy projektu, od pierwszego eksportu po ostateczny odbiór i ewentualne usunięcie systemu źródłowego, dokumentujemy w naszym systemie zgłoszeń Jira w sposób zgodny z wymogami audytu. Dzięki temu cały proces można w pełni prześledzić, także przez zewnętrzne instytucje kontrolne.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
W ViewBox Enterprise AvenDATA oferuje wydajną platformę zapewniającą bezpieczny dostęp do danych z wyłączonych systemów ERP i systemów legacy. Rozwiązanie łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, rozbudowanymi mechanizmami bezpieczeństwa oraz inteligentnymi funkcjami opartymi na sztucznej inteligencji.
ViewBox Enterprise sprawia, że Państwa zarchiwizowane dane:
- pozostają zrozumiałe i użyteczne także wiele lat po wyłączeniu systemu
- można szybko i precyzyjnie przeszukiwać, filtrować i analizować
- są dostępne zgodnie z wymogami audytu i w przejrzysty sposób na potrzeby kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
- są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- można wydajniej analizować dzięki inteligentnym funkcjom
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Szczególną cechą jest na przykład automatyczne usuwanie danych w oparciu o reguły. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane mogą zostać usunięte po upływie danego okresu w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. Dzięki temu ViewBox Enterprise wspiera firmy we wdrażaniu wymogów dotyczących ochrony danych i zgodności z przepisami (compliance).
W ten sposób historyczne dane firmy pozostają dostępne przez długi czas!
Gotowi na
kolejny krok?
Podczas bezpłatnej, godzinnej rozmowy z ekspertem wspólnie przeanalizujemy system zgłoszeń, który ma zostać wyłączony (np. Jira, SAP Solution Manager, OTRS lub ServiceNow). Pokażemy na żywo, jak sprawnie zarchiwizować dane zgłoszeń i zachować zawarte w nich informacje w bezpiecznej i uporządkowanej formie do długoterminowego wykorzystania.
Podczas tej rozmowy otrzymają Państwo:
- precyzyjne uzgodnienie struktury danych, przejmowanych pól i koncepcji dostępu
- prezentację na żywo naszego rozwiązania archiwizacyjnego ViewBox
- pokaz, jak tworzyć uporządkowane zapytania, wyszukiwania zgłoszeń lub raporty
- rzetelną ocenę nakładu pracy, czasu trwania i kosztów projektu archiwizacji
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach, bez późniejszych renegocjacji. Do tego jakość, niezawodność i uczciwe ceny są dla nas najważniejsze.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i bez zobowiązań, w sprawie archiwizacji systemów ITSM i systemów zgłoszeń
osobiście i bez zobowiązań, w sprawie archiwizacji systemów ITSM i systemów zgłoszeń
Dziękujemy
Dziękujemy za zapytanie. Wkrótce się z Państwem skontaktujemy.