Wyłącz SAP. Zachowaj dane
Wygaszanie systemów SAP z AvenDATA: dane zawsze czytelne.
Od R/3, przez ECC 6.0, po S/4HANA: archiwizujemy systemy SAP wszystkich generacji oraz rozwiązania branżowe – od SAP Bank Analyzer po moduł IS-U.
Wyzwanie
Wiele firm mierzy się dziś z tym, że ich starsze systemy SAP nadal generują wysokie koszty, choć od dawna nie odgrywają już żadnej roli operacyjnej. Powód: ze względu na wymogi prawne i regulacyjne muszą być nadal utrzymywane.
Wynika z tego wiele problemów:
- Przestarzała infrastruktura, którą trzeba regularnie serwisować lub wymieniać
- Bieżące umowy serwisowe z zewnętrznymi dostawcami
- Angażowanie wewnętrznych zasobów IT, które można by wykorzystać efektywniej
- Rosnące ryzyko bezpieczeństwa w systemach bez wsparcia producenta
- Ograniczona skalowalność i wysoka złożoność utrzymania systemów
Efekt: firmy rok w rok płacą wysokie kwoty za systemy, które nie wnoszą już żadnej wartości operacyjnej, i ponoszą przede wszystkim jedno: niepotrzebne koszty.
Sprawdzone rozwiązanie archiwizacyjne
oparte na ponad 17 latach doświadczenia
AvenDATA rozwija metodę archiwizacji systemów SAP nieprzerwanie od ponad 17 lat i dopracowała ją w praktyce podczas tysięcy projektów wygaszania systemów.
Dzięki sprawdzonemu podejściu przez lata rzetelnie i w sposób weryfikowalny odpowiadaliśmy na wszystkie pytania merytoryczne, zapytania w ramach kontroli podatkowych oraz pytania prawne.
Wykorzystywane w tym celu oprogramowanie ViewBox sprawdziło się jako niezawodny system wyszukiwania – zarówno w codziennej praktyce audytowej, jak i przy dostępie w skali całej firmy.
Korzysta z niego już ponad 50% spółek z indeksu DAX. To wyraźny dowód stabilności, elastyczności i przydatności w praktyce na najwyższym poziomie.
Od Europy, przez Azję, po Amerykę Północną ViewBox działa dziś na całym świecie.
Analizy z SAP żyją dalej jako interaktywne raporty
w ViewBox
Także po wygaszeniu systemu SAP Państwa analizy pozostają żywe”: przejmujemy nie tylko wszystkie istotne dane, ale też dbamy o to, aby mogli Państwo trwale z nich korzystać i je weryfikować w naszym oprogramowaniu ViewBox.
Nasze usługi w skrócie:
- Odwzorowanie istotnych standardowych raportów SAP i analiz biznesowych
- Realizacja raportów indywidualnych, w tym raportów Z tworzonych dla klienta
- Archiwizacja wszystkich powiązanych dokumentów, np. faktur, zamówień czy dowodów księgowych, aby zapewnić weryfikowalność raportów
Jeszcze przed startem projektu wspólnie ustalamy, jakie raporty i analizy będą potrzebne w przyszłości czy to do wypełniania obowiązków podatkowych, do analiz biznesowych, czy do spełnienia wymogów prawnych. Korzystamy przy tym z bogatego doświadczenia z projektów wygaszania systemów SAP w najróżniejszych branżach.
W ViewBox raporty te są dostępne do wyszukiwania, analizy i oceny także po wielu latach bez dodatkowych licencji SAP i całkowicie niezależnie od pierwotnego systemu SAP.
Kontrola podatkowa, pytania wewnętrzne czy kwestie prawne: dzięki ViewBox zawsze mają Państwo pełny obraz sytuacji z przejrzyście uporządkowanymi, filtrowalnymi raportami zgodnymi z wymogami audytu.
Szybka realizacja i mierzalny zwrot z inwestycji (ROI)
nawet przy dużych systemach SAP
Wygaszenie systemu SAP trwa zwykle od 1 do 6 miesięcy, w zależności od złożoności systemu i wolumenu danych. Dzięki jasno ustrukturyzowanej, standaryzowanej metodyce wydajnie i bezpiecznie archiwizujemy nawet duże systemy.
Przenieśliśmy już do naszego rozwiązania archiwizacyjnego systemy SAP o wolumenie danych przekraczającym 30 terabajtów wraz z raportami, raportami Z i pełną dokumentacją.
Dzięki sprawdzonej metodyce projektowej nasi klienci już po krótkim czasie odczuwają wyraźne oszczędności – zwłaszcza na licencjach SAP, systemów ECM, baz danych i systemów operacyjnych, a także na utrzymaniu, infrastrukturze i nakładach wewnętrznych.
W zdecydowanej większości naszych projektów zwrot z inwestycji (ROI) następuje w czasie krótszym niż rok dzięki wymiernym oszczędnościom na licencjach, infrastrukturze i zasobach wewnętrznych.
Analiza
systemu SAP
Pierwszym krokiem każdego projektu wygaszania systemu SAP jest szczegółowa analiza istniejącego systemu. Stanowi ona podstawę precyzyjnego oszacowania czasu trwania i kosztów archiwizacji.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i biznesowe, m.in.:
- Możliwości dostępu do systemu SAP
- Rodzaj, strukturę i wielkość bazy danych
- Zakres i znaczenie istniejących raportów SAP
- Indywidualne cechy, takie jak raporty Z czy interfejsy
Wyniki zestawiamy w wiążącej ofercie w stałej cenie, która zapewnia Państwu maksymalną pewność planowania i podejmowania decyzji.
Realizacja
archiwizacji
Po zakończeniu analizy rozpoczyna się właściwy projekt – w uporządkowany i wydajny sposób, z jasno określonymi kamieniami milowymi.
Podczas wspólnego spotkania inauguracyjnego (kick-off) ustalamy z Państwa zespołem wszystkie warunki organizacyjne i techniczne. Od tego momentu przejmujemy większość zadań:
- Konfigurację dostępu do systemu
- Eksport i przejęcie odpowiednich danych
- Odwzorowanie kluczowych raportów i raportów Z
- Dokumentację wszystkich kroków zgodnie z wymogami audytu
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu przez cały proces i dbają o jego sprawny przebieg przy minimalnym zaangażowaniu zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie projektu wspólnie przeprowadzamy uporządkowane fazy testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały zarchiwizowane kompletnie, poprawnie i w sposób weryfikowalny.
Efekt
archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne tabele, dokumenty i raporty z Państwa systemu SAP znajdują się w opracowanym przez nas oprogramowaniu ViewBox.
ViewBox to webowy system wyszukiwania, który także wiele lat po wygaszeniu SAP zapewnia Państwu i upoważnionym podmiotom szybki, bezpieczny i weryfikowalny dostęp do zarchiwizowanych informacji.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy wszystkie ważne raporty standardowe i indywidualne (np. raporty Z), dzięki czemu analizy merytoryczne, podatkowe i prawne są bez problemu możliwe – także bez licencji SAP.
Po udanym wdrożeniu i odbiorze ViewBox pierwotny system SAP można całkowicie wyłączyć z eksploatacji.
Na koniec otrzymują Państwo kompleksową dokumentację projektu i procedur, która przejrzyście przedstawia wszystkie kroki, w szczególności:
- Sposób przejęcia danych
- Strukturę zarchiwizowanych treści
- Przeprowadzone fazy testów i odbioru
Dodatkowo wszystkie etapy archiwizacji – od eksportu danych, przez odbiór końcowy, po ewentualne późniejsze usunięcie systemu źródłowego – dokumentujemy w naszym systemie zgłoszeń Jira zgodnie z wymogami audytu. Dzięki temu audytorzy i inne uprawnione strony mogą w każdej chwili sprawdzić, jak przebiegła archiwizacja.
Obsługa plików archiwalnych ADK
i ekstraktów DART
Poza pełnym wygaszeniem i archiwizacją systemu SAP także modułów takich jak SAP HCM (zob. archiwizacja SAP HCM) – oczywiście uwzględniamy również:
- Pliki archiwalne ADK:
dane zarchiwizowane wcześniej w postaci plików ADK włączamy do archiwum, dzięki czemu pozostają nadal dostępne. - Ekstrakty danych DART:
nasze rozwiązanie obsługuje przetwarzanie ekstraktów DART, dzięki czemu analizy istotne podatkowo są możliwe także po wyłączeniu SAP.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
ViewBox Enterprise to wydajna platforma AvenDATA zapewniająca bezpieczny dostęp do danych z wygaszonych systemów ERP i innych starszych systemów. Łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, rozbudowanymi mechanizmami bezpieczeństwa i inteligentnymi funkcjami wykorzystującymi sztuczną inteligencję.
Dzięki ViewBox Enterprise zarchiwizowane dane:
- Pozostają zrozumiałe i użyteczne nawet wiele lat po wygaszeniu systemu
- można szybko i precyzyjnie przeszukiwać, filtrować i analizować
- Są dostępne na potrzeby audytów wewnętrznych i zewnętrznych, przejrzyście i zgodnie z wymogami audytu
- Są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- Można efektywniej analizować dzięki inteligentnym funkcjom
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Wyróżnikiem rozwiązania jest m.in. automatyczne usuwanie danych według zdefiniowanych reguł. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane można po ich upływie usunąć w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. W ten sposób ViewBox Enterprise wspiera firmy w spełnianiu wymogów RODO i compliance, a w razie sporu dane można zablokować przed usunięciem dzięki funkcji Legal Hold.
Dzięki temu historyczne dane firmy pozostają dostępne przez długie lata.
Gotowi na
kolejny krok?
Podczas godzinnej rozmowy z ekspertem wspólnie omówimy Państwa system SAP – niezależnie od tego, czy to ECC, S/4HANA czy R/3. Pokażemy na żywo, jak sprawnie wygasić system i zachować dane do analiz na długie lata.
W trakcie rozmowy otrzymają Państwo:
- Omówienie struktury danych, sposobu ich przejęcia i potrzebnych raportów
- Prezentację na żywo naszego rozwiązania ViewBox
- Wyjaśnienie, jak odwzorowujemy raporty SAP (np. FI, CO, MM, SD)
- Rzetelną ocenę nakładów, czasu trwania i ceny
Przejrzystość od samego początku:
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach – bez renegocjacji. Najważniejsze są dla nas jakość, niezawodność i uczciwy stosunek ceny do jakości.
Zarezerwuj termin bezpłatnej, indywidualnej rozmowy z ekspertem.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i niezobowiązująco o wygaszania systemu SAP
osobiście i niezobowiązująco o wygaszania systemu SAP
Dziękujemy
Dziękujemy za zapytanie.
Wkrótce się z Państwem skontaktujemy.